Organisaatioilla ei ole puutetta datasta. Organisaation käytössä olevat erilaiset järjestelmät tuottavat sitä jatkuvasti. Mutta kuinka paljon siitä jää hyödyntämättä, koska
- eri lähteistä saatava data sijaitsee eri järjestelmissä ja eri muodoissa, ja sen yhdistäminen on vaivalloista tai jopa mahdotonta,
- dataa on niin paljon, että siitä on vaikea erottaa itselle hyödyllinen tieto,
- datan olemassaolosta eivät tiedä ne henkilöt, jotka voisivat sitä hyödyntää.
Nykyisin lähes kaikki käytössä olevat järjestelmät ja niihin liitetyt laitteet, kuten esim. älykamerat tuottavat monenlaista dataa. Tunnistetaan hahmoja kuten autoja, moottoripyöriä, ihmisiä ja eläimiä. Tunnistetaan kulkusuuntia, paikallaanoloja, rekisterinumeroita jne. Videonhallinta-, kulunvalvonta-, rikosilmoitin- ja palojärjestelmät tuottavat dataa henkilöiden ja tilojen turvaamista varten. Kustakin laitteesta ja järjestelmästä saatavilla oleva suppea tieto on paikallisesti hyödynnettävissä usein järjestelmäkohtaisesti ja siten kapea-alaisesti.
Datasta tulee paljon hyödyllisempää, kun pystyt yhdistämään kaikkien laitteiden ja järjestelmien tuottaman tiedon, ei vain yksittäisessä toimipisteessä vaan kaikkien toimipisteiden osalta. Datan suodattaminen erilaisin kriteerein ja näin saadun tiedon selkeä visualisointi mahdollistaa uudella tavalla tiedon hyödyntämisen päätöksenteossa. Samalla järjestelmien ja laitteiden tuottaman datan avulla päästään automatisoimaan prosesseja sekä saadaan organisaation käyttöön valmiiksi tarvittavassa muodossa operatiivisia ja strategisia raportointitietoja eri käyttötarkoituksia varten.
Esimerkiksi, mihin käyttäisit
- toimipaikkakohtaista todellista dataa nykyisten järjestelmien ja laitteiden vikaantumisista tai top 10 vikatilanteista viimeisen kuukauden ajalta tai
- kävijälaskentadataa toimipaikkojen kävijöiden määrästä ajan funktiona, jopa ovi- ja tilakohtaisesti.
Dashboardit olennaisena osana datan hyödyntämistä
Datan hyödyntämistä helpottavat erilaiset yksilölliset älykkäät kojelaudat eli dashboardit. Dashboardin oleellisia ominaisuuksia yksilöllisyyden, muokattavuuden ja monipuolisuuden lisäksi ovat reaaliaikaisuus, interaktiivisuus ja helppous visualisoida dataa.
Interaktiivinen dashboard pystyy pureutumaan vuositason kokonaisuuksista aina minuuttitason yksityiskohtiin asti, tai konsernitasolta yhden toimipaikan lukuihin, reaaliaikaisesti. Dashboardien avulla sama data saadaan esitettyä visuaalisesti informatiivisella tavalla useasta näkökulmasta käsin.
Reaaliaikaisessa dashboardissa data päivittyy taustalla koko ajan. Voit siis päivittää käyttämäsi dashboardin yhtä komponenttia tai kaikkia komponentteja tilanteen mukaan. Käytössä oleva tietokanta mahdollistaa myös historiatiedon hakemisen. Näin voit tehdä vertailuja eri ajanjaksojen välillä, hakea kehitystrendejä tai etsiä vaikkapa syy-seuraussuhteita.
Monipuolisuus
Dashboardin avulla yhdistelet helposti eri komponentteja toimivaksi tietopankiksi päätöksentekoa varten. Tarpeen mukaan samassa dashboardissa listaat asioita, nostat esiin niin yksittäisiä sisältöjä kuin useiden eri sisältöjen erilaisia yhdistelmiä, käytät grafiikkaa visualisoinnissa (viiva-, pylväs-, ympyrä- ja säteittäiskaavioita) ja havainnollistat kartta- ja pohjakuvilla.
Dashboardien määrää ei tarvitse rajoittaa, joten halutessasi käytössäsi on useita erilaisia dashboardeja. Valitset vain haluamasi ruudukkomallin ja kuhunkin ”lokeroon” haluamasi komponentin, ja sinulla on uusi dashboard-pohja käytössäsi.
Helppous
Tiedon aktiivinen hyödyntäminen edellyttää dashboardien helppoa käytettävyyttä niin kännykällä kuin toimistokoneellakin. Data on myös vietävissä muihin järjestelmiin kuten exceliin.
Tiedon jakaminen muille
Monipuolinen käyttöoikeuksien hallinta mahdollistaa tarpeellisen tiedon saatavuuden organisaation eri tasoilla, niin horisontaalisesti kuin vertikaalisesti. Kaikkien henkilöiden, joille tieto tulee toimittaa, ei tarvitse hallinnoida omia dashboardeja tietoa saadakseen. Dashboardeja ja niiden avulla tehtyjä raportteja on mahdollista jakaa kollegoiden kanssa. Jakaminen on mahdollista automatisoida halutuille vastaanottajille määriteltyinä ajankohtina.
Dashboardeja ja raportteja on myös mahdollista jakaa monitorinäytöille – kaikkiin samaa sisältöä tai eri sisältöjä – kun halutaan jakaa tietoa vaikkapa osasto- tai toimipaikkakohtaisesti.